1° Seja Natural.
A naturalidade pode ser considerada a melhor regra da boa comunicação
Se você cometer alguns erros técnicos durante uma apresentação em público, mas comportar-se de maneira natural e espontânea, tenha certeza de que os ouvintes ainda poderão acreditar nas suas palavras e aceitar bem a mensagem.
Se usar técnicas de comunicação, mas apresentar-se de forma artificial, a platéia poderá duvidar das suas intenções.
A técnica será útil quando preservar suas características e respeitar seu estilo de comunicação.
Apresentando-se com naturalidade, irá se sentir seguro e e confiante, e suas apresentações serão mais eficientes.
2° Não confie na memória.
Algumas pessoas memorizam suas apresentações palavra por palavra, imaginando que assim se sentirão mais confiantes. A experiência demonstra que, de maneira geral, o resultado acaba sendo muito diferente. Se você se esquecer de uma palavra importante na ligação de duas idéias, talvez se sinta desestabilizado e inseguro para continuar. O pior é que, ao decorar uma apresentação, você poderá não se preparar psicologicamente para falar de improviso e, ao não encontrar a informação de que necessita, ficará sem saber como contornar o problema.
Use um roteiro com as principais etapas da exposição e frases que contenham idéias completas. Assim, diante da platéia, leia a frase e a seguir comente a informação, ampliando, criticando, comparando, discutindo, até que essa parte da mensagem se esgote. Depois, leia a próxima frase e faça outros comentários apropriados à nova informação, estabeleça outras comparações, introduza observações diferentes, até concluir essa etapa do raciocínio.
Aja assim até encerrar a apresentação.
Uma grande vantagem desse recurso é que você se sentirá seguro por ter um roteiro com toda a seqüência da apresentação, ao mesmo tempo e que terá a liberdade para desenvolver o raciocínio diante do público.
Se a sua apresentação for mais simples, poderá recorrer a um cartão de notas, uma cartolina mais ou menos do tamanho da palma da mão, que deverá conter as palavras-chave, números, datas, cifras e todas as outras informações que possam mostrar a seqüência das idéias.
Com esse recurso você bate os olhos nas palavras que estão no cartão e vai se certificando de que a seqüência planejada está sendo seguida.
3° Use uma linguagem correta
Uma escorregadinha na gramática aqui, outra ali, talvez não chegue a prejudicar sua apresentação. Afinal, quem nunca comete erros gramaticais que atire a primeira pedra. Entretanto, alguns erros grosseiros poderão prejudicar a sua imagem e a da instituição que estiver representando.
Tenho relacionado alguns erros comuns cometidos até por aqueles que ocupam posições hierárquicas importantes e sinto que as platéias que os ouvem duvidam da formação e da competência de quem os comete. Os mais graves são: "fazem tantos anos", "menas", "a nível de", "somos em seis", "meia tola", entre outros.
Mesmo que você tenha uma boa formação intelectual, sempre valerá a pena fazer uma revisão gramatical, principalmente quanto à conjugação verbal e às concordâncias.
4° Saiba quem são seus ouvintes
Se você fizer a mesma apresentação diante de platéias diferentes, talvez até possa ter sucesso, mas por acaso, porque a previsão é de que não atinja os objetivos pretendidos.
Cada público possui características e expectativas próprias, que precisam ser consideradas em uma apresentação.
Procure saber qual é o nível intelectual das pessoas, até que ponto conhecem o assunto e a faixa etária predominante dos ouvintes. Assim poderá se preparar de maneira mais conveniente e com maiores chances de se apresentar bem.
5° Tenha começo, meio e fim
Guarde essa regrinha simples e muito útil para organizar uma apresentação: anuncie o que vai falar, fale e conte sobre o que falou.
Depois de cumprimentar os ouvintes e conquistá-los com elogios sinceros, ou mostrando os benefícios da mensagem, conte qual o tema que irá abordar.
Ao anunciar qual o assunto que irá desenvolver, a platéia acompanhará seu raciocínio com mais facilidade, porque saberá aonde deseja chegar.
Em seguida, transmita a mensagem, sempre facilitando o entendimento dos ouvintes. Se, por exemplo, deseja apresentar a solução para um problema, diga antes qual é o problema. Se pretende falar de uma informação atual, esclareça inicialmente como tudo ocorreu até que surgisse a nova informação.
Use toda a argumentação disponível: pesquisas, estatísticas, exemplos, comparações, estudos técnicos e científicos, etc.
Se, eventualmente, perceber que os ouvintes apresentam algum tipo de resistência, defenda os argumentos refutando essas objeções.
Finalmente, depois de expor os argumentos e defendê-los das resistência dos ouvintes, diga qual foi o assunto abordado, para que a platéia possa guardar melhor a mensagem principal.
6° Tenha uma postura correta
Evite os excessos, inclusive das regras que orientam sobre postura.
Alguns, com o intuito de corrigir erros, partem para os extremos e condenam até atitudes que, em determinadas circunstâncias, são naturais e corretas.
Assim, cuidado com o "não faça", "não pode", "está errado" e outras afirmações semelhantes. Prefira seguir sugestões que dizem "evite", " é desaconselhável", "não é recomendável" e outras que se pareçam com essas.
Portanto, evite apoiar-se apenas sobre uma das pernas e procure não deixá-las muito abertas ou fechadas. É importante que se movimente diante dos ouvintes para que realimentem a atenção, mas esteja certo de que o movimento tem algum objetivo, como, por exemplo, destacar uma informação, reconquistar parcela do auditório que está desatenta, etc. Caso contrário, é preferível que fique parado.
Cuidado com a falta de gestos, mas seja mais cauteloso ainda com o excesso de gesticulação.
Procure falar olhando para todas as pessoas da platéia, girando o tronco e a cabeça com calma, ora para a esquerda, ora para a direita, para valorizar e prestigiar a presença dos ouvintes, saber como se comportam diante da exposição e dar maleabilidade ao corpo, proporcionando, assim, uma postura mais natural.
O semblante é um dos aspectos mais importantes da expressão corporal, por isso dê atenção especial a ele. Verifique se ele está expressivo e coerente com o sentimento transmitido pelas palavras. Por exemplo, não demonstre tristeza quando falar em alegria.
Evite falar com as mãos nos bolsos, com os braços cruzados ou nas costas. Também não é recomendável ficar esfregando as mãos, principalmente no início, para não passar a idéia de que está inseguro ou hesitante.
7° Seja bem-humorado
Nenhum estudo comprovou que o bom humor consegue convencer ou persuadir os ouvintes. Se isso ocorresse, os humoristas seriam sempre irresistíveis. Entretanto, é óbvio que um orador bem-humorado consegue manter a atenção dos ouvintes com mais facilidade.
Se o assunto permitir e o ambiente for favorável, use sua presença de espírito para tornar a apresentação mais leve, descontraída e interessante.
Cuidado, entretanto, para não exagerar, pois o orador que fica o tempo todo fazendo gracinhas pode perder a credibilidade.
Extra: Use recursos audiovisuais
Esse estudo é impressionante - se apresentar a mensagem apenas verbalmente, depois de três dias os ouvintes irão se lembrar de 10% do que falou. Se, entretanto, expuser o assunto verbalmente, mas com auxílio de um recurso visual, depois do mesmo período, as pessoas se lembrarão de 65% do que foi transmitido. Mais uma vez, tome cuidado com os excessos. Nada de Power Point acompanhado de brecadinhas de carro, barulhinhos de máquina de escrever e outros ruídos que deixaram de ser novidade há muito tempo e por isso podem vulgarizar a apresentação.
Um bom visual deverá atender a três grandes objetivos: destacar as informações importantes, facilitar o acompanhamento do raciocínio e fazer com que os ouvintes se lembrem das informações por tempo mais prolongado. Portanto, não use o visual como "colinha", só porque é bonito, para impressionar, ou porque todo mundo usa. Observe sempre se o seu uso é mesmo necessário.
Faça visuais com letras de um tamanho que todos possam ler.
Projete apenas a essência da mensagem em poucas palavras.
Apresente números em forma de gráficos.
Use cores contrastantes, mas sem excesso.
Posicione o aparelho de projeção e a tela em local que possibilite a visualização da platéia e facilite sua movimentação.
Evite excesso de aparelhos. Quanto mais aparelhos e mais botões, maiores as chances de aparecerem problemas.
Por: Reinaldo Polito.
(fonte: planetanews.com)
